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Saiba quais documentos devem ser guardados da empresa

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qual prazo para guardar documentos da empresa

Com as novas tecnologias e a era digital, o armazenamento de informações na ‘nuvem’ ou em mídias eletrônicas, vem substituindo os arquivos impressos, que ocupam espaços físicos.

A tecnologia auxilia com a preservação do meio ambiente, substituindo documentos com diversas páginas, para arquivos digitais, como, por exemplo, PDF´s.

Porém, alguns documentos legais da área contábil, ainda são exigidos o físico (impresso), como descrito nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN). O arquivamento desses documentos é necessário, principalmente para comprovações com o Fisco ou processos jurídicos.

Para o empresário é importante se atentar a todos os documentos da empresa e arquivá-los corretamente. Os documentos devem ser guardados para evitar transtornos futuros.

Abaixo elaboramos uma tabela para auxiliar quais os documentos devem ser guardados pela empresa e o período de cada um.

Tributário

Documentos
Prazo
IR – Imposto de Renda 5 anos
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Liquido 5 anos
PIS – Programa de Integração Social 5 anos
Cofins – Contribuição para Financiamento de Seguridade Social 5 anos
DASN – Declaração Anual do Simples Nacional 5 anos
Simples Nacional 5 anos
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos 5 anos
Livros fiscais e contábeis 5 anos
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal e contábil 5 anos
Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF 5 anos
Declaração de ajuste anual 5 anos

Trabalhista e Previdenciário

Documentos
Prazo
FGTS – Fundo de Garantia de Tempo de Serviço 30 anos
GFIP – Guia de recolhimento do FGTS 30 anos
GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS 30 anos
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos
GRCSU – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical 5 anos
Contrato de Trabalho Indeterminado
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos
Oficio de pensão alimentícia de empregados Indeterminado
Livro ou ficha de registro de empregado Indeterminado
Recibo de pagamento de salario, férias, decimo terceiro e controle de ponto 5anos
Termo de rescisão, pedido de demissão e aviso prévio 2 anos
Folha de pagamento 10 anos
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários 10 anos
Comprovante de inscrição no PAT para empresas que fornecem refeição no local Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas e histórico da eleição nos casos de CIPA obrigatória 5 anos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e desempregados 5 anos
RAIS –  Relação anual de informações Sociais 5 anos
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário 20 anos
LTCAT – Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho 20 anos
PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais 20 anos
PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional 20 anos
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais 5 anos
TRCT e Termo de Quitação ou Homologação 2 anos
Canhoto do requerimento de seguro-desemprego 5 anos

A Lei informa que é necessário guardar durante os períodos acima, mas como nem todos necessitam ser impressos, isso acaba por facilitar o armazenamento.
Mas, caso você não saiba quais devem ser impressos ou digitais, o melhor é consultar um contador para ver o melhor método de arquivamento.

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