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Dicas para organizar suas notas fiscais

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A organização tem se tornado a palavra-chave para muitos empresários, principalmente quando o assunto são documentos da empresa. Mantê-la faz toda a diferença para o desenvolvimento e crescimento empresarial, visto que facilita o trabalho e reduz o tempo despendido nas tarefas além de possibilitar a otimização nos processos rotineiros.

Entretanto, para alguns empresários, ter essa organização pode ser um pouco complicado, até mesmo pela rotina e as multitarefas que precisa cumprir diariamente, mas ela é muito importante.

Se você é extremamente organizado com suas notas fiscais, parabéns! Agora, se você acredita que a organização das suas notas fiscais poderia ser aprimorada, seguem algumas dicas valiosas para você!

 

1 – Arquivos Físicos

Mesmo com tudo digital, algumas notas fiscais ainda são em papel. O primeiro passo é organizar a forma se será por ano, mês, cliente, produto (tipo de operação) entre outras, o que dependerá do seu tipo de negócio. Para arquivar em um local, indicamos o uso de pastas suspensas ou ficheiros.

Dica: separá-las por cores auxilia na hora de identificar uma nota de determinado cliente ou fornecedor, por exemplo.

 

2 â?? Arquivos Digitais

Manter um padrão de organização pode facilitar na hora de encontrar os documentos. Para os arquivos digitais você pode usar o método parecido ao físico, mas com a possibilidade infinita de espaço para criar pastas com diversas subpastas e nomenclaturas.

Dica: muito cuidado para não se perder com tantas categorias. Se as físicas você decidiu fazer por ano, mês e cliente, mantenha os mesmos critérios também para o digital. A similaridade entre os dados é percebida mais rápido pelo cérebro.

3  – Atualize as pastas com periodicidade

Manter o arquivo atualizado ajuda a não acumular documentos antigos, principalmente aqueles com mais de 5 anos. A nota fiscal deve ser guardada por 5 anos pelo menos, o que não significa que poderá descarta-la tão rapidamente.

Dica: uma solução é dividir o arquivo em arquivo atual e â??arquivo mortoâ?.

No caso do físico, remanejar as NF mais antigas para o â??arquivo mortoâ? â?? que seriam os documentos que não se utiliza mais, salvo exigência legal, pesquisa de informações passadas, retificações ou algo do gênero â?? ajuda bastante.

Já para o digital, o melhor método é utilizar plataformas em nuvens para armazenar os arquivos mais antigos.

 

4 â?? Organize um processo para as suas notas

Como dito no começo, a palavra-chave é organização.

Definir um método e aplica-lo, independente de qual, é muito importante. Defina quais as pessoas que ficarão responsáveis pelo processo, desde o preenchimento e a nomenclatura até o arquivamento.

Importante lembrar que as notas têm particularidades, logo, o responsável terá que ter uma atenção redobrada para o preenchimento.

Dica: busque treinar os responsáveis pelas notas e se lembre que quanto maior a quantidade de funcionários fazendo o processo, menor será a possibilidade de desorganização.

 

5 â?? Sempre esteja alinhado com o seu contador

Se a sua empresa tem a contabilidade terceirizada, o melhor é ter uma interação efetiva. Permita que a contabilidade tenha fácil acessos as suas notas, seja por sistemas ou remotamente. Isso irá facilitar os processos e aumentar a parceria.

Dica: Monte um processo com a sua contabilidade. Ela será o seu melhor apoio referente as suas notas fiscais. O departamento especializado, auxilia nos momentos mais difíceis, como, por exemplo, o cancelamento de uma nota fiscal já emitida.

 

Entre em contato com a sua contabilidade e saiba mais.

Você ainda não tem contador ou está insatisfeito com os processos fiscais? Nós, da Aro contabilidade, podemos te ajudar!

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